Pravila privatnosti

1. UVOD

Državni zavod za statistiku (u nastavku teksta: Zavod) središnje je tijelo državne uprave (državna upravna organizacija) te glavni nositelj, diseminator i koordinator sustava službene statistike Republike Hrvatske i glavni predstavnik nacionalnoga statističkog sustava pred europskim i međunarodnim tijelima nadležnima za statistiku.

Službena statistika pruža na nepristranoj osnovi državi, gospodarstvu i javnosti pouzdane statističke podatke o gospodarskome, demografskome, socijalnome, zdravstvenome i ekološkom stanju, djelatnostima ili događajima koji se mogu mjeriti statističkim metodama te osigurava ispunjavanje međunarodnih obveza Republike Hrvatske koje se odnose na proizvodnju i diseminaciju službene statistike.

Službena statistika temelji se na načelima stručne neovisnosti, nepristranosti, objektivnosti, pouzdanosti, statističke povjerljivosti i isplativosti.

Područje službene statistike u Republici Hrvatskoj regulirano je Zakonom o službenoj statistici (NN, br. 25/20.) te provedbenim propisima donesenima na temelju tog Zakona.

Europski statistički sustav uređen je Uredbom (EZ) br. 223/2009 Europskog parlamenta i Vijeća o europskim statistikama i ukidanju Uredbe (EZ, Euratoma) br. 1101/2008 Europskog parlamenta i Vijeća o dostavi podataka koji podliježu obvezi čuvanja tajne Statističkom uredu Europskih zajednica, Uredbe Vijeća (EZ) br. 322/97 o statistikama zajednice i Odluke Vijeća 89/382/EEZ, Euratoma o osnivanju Odbora za statističke programe Europskih zajednica te drugim aktima Europske unije koji čine pravni okvir za razvoj, proizvodnju i diseminaciju europskih statistika i Uredbom (EU) 2015/759 Europskog parlamenta i Vijeća od 29. travnja 2015. o izmjeni Uredbe (EZ) br. 223/2009 o europskoj statistici.

2. SVRHA OBRADE OSOBNIH PODATAKA

Zavod prikuplja i obrađuje osobne podatke radi obavljanja svojih službenih dužnosti, i to:

-     od pravnih i fizičkih osoba ili tijela javne vlasti (izvještajne jedinice/administrativni izvori podataka) radi obavljanja poslova službene statistike, odnosno proizvodnje službenih statističkih podataka

-     od zaposlenika i članova njihovih obitelji te osoba na stručnom osposobljavanju radi izvršavanja obveza poslodavca prema zaposlenicima/osobama na stručnom osposobljavanju

-     od kandidata na javnim natječajima i oglasima za zapošljavanje te javnim pozivima za stručno osposobljavanje radi provedbe navedenoga

-     od svih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju radi izvršavanja obveza koje proizlaze iz poslovne suradnje

-     od korisnika statističkih podataka radi izvršavanja zakonskih i ugovornih obveza te za druge svrhe (više pod točkom 7)

-    videonadzora radi zaštite osoba i imovine.

Zavod poštuje privatnost i štiti osobne podatke izvještajnih jedinica, korisnika, zaposlenika, kandidata na javnim natječajima/oglasima/javnim pozivima te svih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju te čije osobne podatke prikuplja i obrađuje u obavljanju svojih službenih dužnosti.

3. OBRADA OSOBNIH PODATAKA RADI PROIZVODNJE SLUŽBENE STATISTIKE

Radi proizvodnje službenih statističkih podataka Zavod provodi obradu osobnih podataka radi izvršavanja službenih ovlasti utvrđenih zakonom kojim se utvrđuju ustrojstvo i djelokrug rada središnjih tijela državne uprave, zakonom koji utvrđuje djelokrug rada službene statistike u Republici Hrvatskoj, Programom statističkih aktivnosti i Godišnjim provedbenim planom statističkih aktivnosti u Republici Hrvatskoj.

3. a) Povjerljivost osobnih podataka prikupljenih za statističke svrhe

Osobni podaci koje Zavod obrađuje, ako se oni izravno ili neizravno mogu dovesti u vezu s fizičkom osobom, statistički su povjerljivi i službena su tajna.

Osobni podaci prikupljeni za potrebe službene statistike koriste se isključivo za statističke svrhe i iskazuju se u zbirnome (agregiranom) obliku te ne mogu biti podloga za određivanje bilo kakvih prava i obveza izvještajnih jedinica, kao što su upravne, pravne ili porezne svrhe, ili za provjeru osoba na koje se odnose.

3. b) Pristup osobnim podacima prikupljenima radi proizvodnje službene statistike

Radi smanjenja opterećenja izvještajnih jedinica i postizanja usklađenosti potrebne za proizvodnju službene statistike ili procjenu kvalitete rezultata Zavod može osobne podatke prikupljene statističkim istraživanjima dati na korištenje drugim proizvođačima/nositeljima službene statistike i Eurostatu, pod uvjetom da je to potrebno za učinkovit razvoj, proizvodnju, diseminaciju ili za povećanje kvalitete službene statistike iz njihova djelokruga te da je dostava takvih podataka opravdana.

Navedeni nositelji službene statistike također su obveznici pravila statističke povjerljivosti te se primljenim statističkim podacima mogu koristiti isključivo za statističke svrhe.

Zavod može, na temelju pisanog zahtjeva, znanstvenicima i znanstvenim organizacijama koji provode statističke analize za znanstvene svrhe omogućiti pristup osobnim podacima koji omogućuju samo neizravnu identifikaciju osoba na koje se odnose.

3. c) Zaštita osobnih podataka prikupljenih radi proizvodnje službene statistike

Osobni podaci obrađeni za statističke svrhe ne omogućuju identifikaciju osobe na koju se podaci odnose.

Osobni podaci prikupljeni radi proizvodnje službene statistike čuvaju se na način kojim se sprečava njihovo uništavanje, zloupotreba, krivotvorenje, otuđivanje i neovlašteno otkrivanje.

Zavod i drugi nositelji službene statistike te znanstvenici i znanstvene organizacije kao primatelji podataka u okviru svojih odgovornosti poduzimaju sve potrebne regulatorne, administrativne, tehničke i organizacijske mjere radi omogućivanja fizičke i logičke zaštite podataka.

Osobe koje imaju pristup osobnim podacima moraju postupati u skladu s odredbama propisa koje se odnose na povjerljivost i zaštitu statističkih podataka i nakon prestanka radnog odnosa, odnosno obavljanja poslova službene statistike na temelju kojih su mogli imati pristup povjerljivim podacima. Sve osobe koje imaju pristup podacima potpisuju Izjavu o statističkoj povjerljivosti.

Zavod nakon izvršenog unosa, uređenja i kodiranja prikupljenih podataka ili podataka preuzetih iz administrativnih izvora te nakon njihova korištenja za ažuriranje statističkih registara, odvaja identifikatore od varijabli sadržaja.

Statističke obrasce u papirnatom obliku koji sadržavaju osobne podatke prikupljene radi proizvodnje službene statistike Zavod uništava nakon što je faza unosa, uređivanja, kodiranja i obrade podataka završena.

3. d) Obveze Zavoda prije prikupljanja podataka za statističke svrhe

U slučaju kada Zavod prikuplja podatke izravno od ispitanika, prije prikupljanja podataka obavještava ispitanike o sljedećemu:

• o pravnoj osnovi obrade podataka
• o svrsi obrade podataka
• o voditelju obrade (identitet i podaci za kontakt)
• o zaštiti podataka
• o posljedicama uskrate podataka
• o primateljima podataka
• o pravima ispitanika
• o pravu na prigovor Agenciji za zaštitu osobnih podataka
• o roku čuvanja podataka ili kriterijima s pomoću čega se taj rok određuje
• o podacima za kontakt sa službenikom za zaštitu osobnih podataka.

U slučaju kada Zavod ne prikuplja podatke izravno od ispitanika (prikupljanje podataka iz administrativnih izvora i dr.), na svojoj internetskoj stranici www.dzs.hr. objavljuje informacije vezane za takav način prikupljanja i obrade podataka.

3. e) Osiguravanje prava ispitanika u pogledu obrade podataka za statističke svrhe

Radi osiguravanja uvjeta nužnih za ostvarivanje svrhe službene statistike u mjeri u kojoj je vjerojatno da bi se pravima ispitanika moglo onemogućiti ili ozbiljno ugroziti postizanje svrhe proizvodnje službene statistike te kada su takva odstupanja od prava prijeko potrebna za postizanje navedene svrhe, Zavod nije obvezan osigurati ispitanicima pravo pristupa osobnim podacima, pravo na ispravak osobnih podataka, pravo na ograničenje obrade osobnih podataka ni pravo na prigovor na obradu osobnih podataka.

Voditelj obrade osobnih podataka pri prijenosu osobnih podataka za statističke svrhe nije dužan obavještavati ispitanike o prijenosu podataka.

4. OBRADA OSOBNIH PODATAKA ZAPOSLENIKA, ČLANOVA NJIHOVIH OBITELJI TE OSOBA NA STRUČNOM OSPOSOBLJAVANJU

Obradu osobnih podataka zaposlenika i osoba na stručnom osposobljavanju Zavod provodi radi izvršavanja obveza Zavoda kao poslodavca prema tim osobama.

Obradu osobnih podataka članova obitelji zaposlenika Zavod provodi u onoj mjeri u kojoj je to nužno radi izvršavanja obveza Zavoda kao poslodavca prema zaposleniku u skladu s propisima te pravima utvrđenima Kolektivnim ugovorom za državne službenike i namještenike.

5. OBRADA OSOBNIH PODATAKA KANDIDATA NA JAVNIM NATJEČAJIMA/OGLASIMA/JAVNIM POZIVIMA

Osobne podatke kandidata na javnim natječajima i oglasima za zapošljavanje te javnim pozivima Zavod obrađuje isključivo radi njihove provedbe.

Pristup osobnim podacima navedenih kandidata imaju isključivo osobe uključene u provedbu pojedinoga javnog natječaja, oglasa ili javnog poziva (članovi komisije, službenici ustrojstvene jedinice nadležne za ljudske potencijale koji sudjeluju u njihovoj provedbi). Ravnatelj Zavoda ima pravo pristupa osobnim podacima kandidata s rang-liste kandidata.

Svi kandidati na javnim natječajima, oglasima ili javnim pozivima imaju pravo uvida u osobne podatke izabranog kandidata koji se odnose na uvjete iz javnog natječaja, oglasa ili javnog poziva.

Obavijesti kandidatima (testiranje, intervju itd.) ne sadržavaju osobne podatke kandidata.

6. OBRADA OSOBNIH PODATAKA OSOBA S KOJIMA ZAVOD OSTVARUJE POSLOVNU SURADNJU

Osobni podaci osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju (vanjski izvršitelji putem ugovora o djelu, studenti, pružatelji usluga itd.) obrađuju se isključivo radi izvršavanja obveza koje proizlaze iz poslovne suradnje (ugovora, sporazuma itd.).

7. OBRADA OSOBNIH PODATAKA KORISNIKA STATISTIČKIH PODATAKA

Zavod obrađuje osobne podatke korisnika statističkih podataka za sljedeće svrhe:

1. radi izvršavanja zakonskih i ugovornih obveza
2. radi sudjelovanja u istraživanju o zadovoljstvu korisnika statističkih podataka Zavoda
3. radi slanja podsjetnika za obnovu pretplate na podatke/publikacije Zavoda
4. radi slanja poziva na konferencije koje organizira Zavod za predstavnike medija
5. radi promotivnih aktivnosti (slanja obavijesti o novim proizvodima/uslugama, slanja informacija o događajima, slanja objava (infografika/članaka) itd.).

Obradu osobnih podataka korisnika za svrhe navedene pod točkama od 2. do 5. Zavod provodi na temelju privole ispitanika korisnika.

Privola kojom korisnik Zavodu daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose mora biti dobrovoljna, u pisanom obliku (uključujući i elektronički oblik) s lako razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom, jasno naznačenom svrhom za koju se daje i bez nepoštenih uvjeta.

Ako je riječ o obradi osobnih podataka djeteta ispod dobne granice od 16 godina, privolu daje nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (roditelj ili zakonski skrbnik djeteta).

Korisnik može povući privolu u bilo kojem trenutku podnošenjem zahtjeva za povlačenje privole.

Povlačenje privole jednako je jednostavno kao i njezino davanje.

Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.

Prije davanja privole Zavod obavještava korisnika o mogućnosti njezina povlačenja.

8. VIDEONADZOR

Obradu osobnih podataka putem videonadzora Zavod provodi samo za svrhu koja je nužna i opravdana za zaštitu osoba i imovine, ako ne prevladavaju interesi ispitanika koji su u suprotnosti s obradom podataka putem videonadzora.

Videonadzorom su obuhvaćeni unutarnji dio ulaza u objekte Zavoda te vanjske površine tih objekata.

Zavod je označio površine koje su pod videonadzorom, a oznaka je vidljiva najkasnije pri ulasku u perimetar snimanja.

Oznaka sadržava sve relevantne informacije, a posebno jednostavnu i lako razumljivu sliku uz tekst kojim se ispitanicima pružaju sljedeće informacije:

• da je prostor pod videonadzorom
• podatke o voditelju obrade
• podatke o izvršitelju obrade
• podatke za kontakt putem kojih ispitanik može ostvariti svoja prava.

Pravo pristupa osobnim podacima prikupljenima putem videonadzora ima rukovoditelj ustrojstvene jedinice nadležne za imovinu Zavoda, koji se smije koristiti snimkama iz sustava videonadzora za zaštitu osoba i imovine.

Sustav videonadzora zaštićen je od pristupa neovlaštenih osoba.

Pristup snimci videonadzora mogu imati nadležna državna tijela u sklopu obavljanja poslova iz svojega zakonom uređenog djelokruga.

Zavod i izvršitelj obrade uspostavili su automatizirani sustav zapisa za evidentiranje pristupa snimkama videonadzora koji sadržava vrijeme i mjesto pristupa te oznaku osoba koje su pristupile podacima prikupljenima putem videonadzora.

Snimke dobivene putem videonadzora mogu se čuvati najviše šest mjeseci (osim ako posebnim zakonom nije propisan dulji rok čuvanja ili ako su dokaz u sudskome, upravnome, arbitražnome ili drugome istovrijednom postupku).

9. NAČELA OBRADE OSOBNIH PODATAKA

 Zavod obrađuje osobne podatke u skladu sa sljedećim načelima obrade: 

• Zavod obrađuje osobne podatke u skladu sa zakonima koji su na snazi i poštujući sva prava ispitanika. Zavod omogućuje transparentnu obradu osobnih podataka te pruža ispitanicima sve potrebne informacije.
• Zavod ispitanicima osigurava informacije o tome kako se osobni podaci koji se odnose na njih prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju te o tome do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Ispitanik će biti pravodobno, odnosno prije samog prikupljanja podataka, upoznat sa svim relevantnim informacijama.
• Zavod prikuplja i obrađuje osobne podatke samo za određene, izričite i zakonite svrhe te ih dalje ne obrađuje na način koji nije u skladu s tim svrhama.
• Zavod upotrebljava samo one podatke ispitanika koji su primjereni i nužni za postizanje određene zakonite svrhe.
• Zavod se skrbi o tome da se osobni podaci ispitanika čuvaju u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju.
• Zavod vodi brigu o tome da su osobni podaci koje obrađuje točni, potpuni i ažurni.
• Zavod prikuplja i obrađuje podatke na siguran način, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja. Osobnim podacima pristupaju samo za to ovlaštene osobe ovisno o svojim ovlastima i radnim mjestima radi izvršavanja obveza, a sve u skladu s određenom svrhom prikupljanja i obrade osobnih podataka. 

10. POHRANA OSOBNIH PODATAKA

Zavod osobne podatke pohranjuje samo dok su potrebni za svrhu za koju su prikupljeni, odnosno do povlačenje privole u slučaju obrade podataka na temelju privole.

Osobni podaci brišu se nakon prestanka svrhe za koju su prikupljeni, a najkasnije nakon isteka svih zakonskih obveza pohranjivanja, osim u slučaju da je pokrenut sudski ili drugi sličan postupak koji zahtijeva čuvanje podataka.

Nakon isteka rokova pohrane osobni podaci uklanjaju se iz sustava i arhiva ili se pretvaraju u anonimne podatke tako da se pojedinac više ne može identificirati.

11. PRISTUP OSOBNIM PODACIMA KOJE OBRAĐUJE ZAVOD

 Pristup osobnim podacima koje obrađuje Zavod može se omogućiti trećim stranama isključivo u sljedećim slučajevima:

• ako za to postoji zakonska obveza
• ako za obavljanje pojedinih poslova angažira drugu osobu, tj. izvršitelja obrade, koji djeluje isključivo prema nalogu Zavoda, pri čemu Zavod osigurava sve mjere zaštite podataka kao da te poslove obavlja sam
• ako je podatke potrebno proslijediti trećim osobama radi izvršenja ugovornih obveza.

Kad treće strane pristupaju osobnim podacima koje Zavod obrađuje, Zavod strogo poštuje načelo ograničenja obrade uz omogućivanje pristupa minimalnoj količini podataka koja je potrebna uz poštovanje svih ostalih relevantnih načela zaštite podataka.

12. EVIDENCIJA AKTIVNOSTI OBRADE

Za osobne podatke Zavod vodi Evidenciju aktivnosti obrade u elektroničkom obliku.

Evidencija aktivnosti obrade sadržava sljedeće:

• naziv/naznaku aktivnosti obrade
• naziv ustrojstvene jedinice Zavoda koja provodi aktivnost obrade (uz podatke za kontakt sa Zavodom)
• ime i podatke za kontakt službenika za zaštitu osobnih podataka
• naziv/ime izvršitelja obrade (ako je primjenjivo)
• svrhu obrade
• opis kategorija ispitanika/izvora podataka
• kategoriju osobnih podataka
• osnovu za obradu osobnih podataka (propis, ugovor, privola)
• kategoriju primatelja kojima se osobni podaci otkrivaju, uključujući primatelje u trećim zemljama ili međunarodne organizacije
• prijenos osobnih podataka u treće zemlje ili međunarodne organizacije, uključujući identificiranje te treće zemlje ili međunarodne organizacije
• predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka
• opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera.

13. POSTUPANJE ZAVODA U SLUČAJU POVREDE OSOBNIH PODATAKA

U slučaju povrede osobnih podataka Zavod bez nepotrebnog odgađanja i, ako je to izvedivo, najkasnije 72 sata nakon spoznaje o toj povredi izvještava Agenciju za zaštitu osobnih podataka o povredi osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca.

Ako izvješćivanje ne provede unutar 72 sata, Zavod mora u navedenoj obavijesti navesti razloge za kašnjenje.

U slučaju povrede osobnih podataka koje će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika, Zavod bez nepotrebnog odgađanja obavještava ispitanika o povredi osobnih podataka.

Zavod nije dužan obavijestiti ispitanike o povredi osobnih podataka ako je ispunjen bilo koji od sljedećih uvjeta:

• ako je Zavod poduzeo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite na osobne podatke pogođene povredom, posebno one koje osobne podatke čine nerazumljivima bilo kojoj osobi koja im nije ovlaštena pristupiti, kao što je enkripcija
• ako je Zavod poduzeo naknadne mjere kojima se jamči da više nije vjerojatno da će nastati visok rizik za prava i slobode ispitanika
• ako bi se time zahtijevao nerazmjeran napor. U takvu slučaju Zavod javno obavještava ili poduzima sličnu mjeru kojom ispitanike obavještava na jednako djelotvoran način.

14. PRAVA ISPITANIKA

U postupku obrade osobnih podataka Zavod na odgovarajući način (pisano ili izravno usmeno) ispitaniku daje sve informacije u vezi s obradom njegovih osobnih podataka, a osobito o svrsi obrade podataka, pravnoj osnovi za obradu podataka, namjeri prijenosa osobnih podataka trećim osobama, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, o postojanju prava ispitanika na pristup osobnim podacima te na ispravak ili brisanje osobnih podataka i ograničavanje obrade, prava na ulaganje prigovora i drugo.

Ako je zahtjev ispitanika podnesen elektroničkim putem, informaciju daje elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drukčije.

Zavod će bez odgađanja, a najkasnije u roku od mjeseca dana od dana podnošenja zahtjeva ispitanika, dati informacije o poduzetim radnjama vezanima za zahtjev.

Navedeni rok se prema potrebi može potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost rješavanja zahtjeva i broj zahtjeva.

Zavod obavještava ispitanika o svakom takvu produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja.

U opravdanim slučajevima Zavod može odbiti zahtjev ispitanika, o čemu će bez odgađanja, a najkasnije mjesec dana od primitka zahtjeva, izvijestiti ispitanika o razlozima odbijanja zahtjeva.

Ispitanik koji smatra da je Zavod povrijedio neko njegovo pravo utvrđeno Općom uredbom o zaštiti podataka, ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

15. MJERE ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA

Zavod provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za omogućivanje učinkovite primjene načela zaštite podataka, kao što je smanjenje količine podataka te uključenje zaštitnih mjera u obradu osobnih podataka kako bi se ispunili zahtjevi iz Opće uredbe o zaštiti podataka.

Zavod poduzima tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka koje su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.

Osobne podatke koji se odnose na maloljetne osobe Zavod prikuplja i dalje obrađuje u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i uz posebne mjere zaštite propisane posebnim zakonima.

Da bi se izbjegao neovlašten pristup osobnim podacima, podatke u pisanom obliku Zavod čuva u registratorima, u zaključanim ormarima, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo zaposlenicima zaduženima za obradu podataka te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.

16. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA (DPO)

Državni zavod za statistiku imenovao je dvoje službenika za zaštitu osobnih podataka kojima se možete obratiti ako imate pitanja ili nedoumice o tome kako se postupa s vašim osobnim podacima i kako se upotrebljavaju ili biste htjeli ostvariti svoja prava, na adresu:

Državni zavod za statistiku

Službenik za zaštitu osobnih podataka

Ilica 3

10000 Zagreb

elektronička pošta: zastitapodataka@dzs.hr.

Državni zavod za statistiku ima pravo naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po zahtjevu ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihova učestalog ponavljanja.